Egal, wie kreativ Sie sind oder wie hart Sie arbeiten, es gibt ein Ärgernis, das die Produktivität für viele Mitarbeiter zu dämpfen scheint: E-Mail.

Ohne dieses Wunderwerk der nicht so modernen Technologie würden die meisten unserer Arbeitsplätze kaum existieren. Doch an den meisten Tagen fühlt sich E-Mail wie nichts anderes an als eine gigantische Zeitverschwendung und eine endlose To-Do-Liste, die sich über unseren Köpfen erhebt.

Es musste nie so sein!

Ich bin ein großer Geek für Google-Produkte, daher kenne ich die Möglichkeiten von Gmail sehr gut. Ich bin immer verblüfft, wenn sich jemand darüber beschwert, wie viele E-Mails sie erhalten und wie schwer es zu verwalten ist.

Es ist nicht so schwer. Sie müssen nur die Werkzeuge benutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Ich habe meine am häufigsten verwendeten Tipps, Tricks und Tools zusammengestellt, mit denen sich Gmail einfacher verwalten lässt, da dies die App ist, die ich verwende, und sie ist eine häufige Anwendung für geschäftliche und private Konten.

Wenn Sie eine andere E-Mail-App verwenden, werden einige dieser Tipps übersetzt, oder Sie finden ähnliche Einstellungen oder Tools. Wenn nicht ... zu Google Mail wechseln. Warum benutzt du es nicht schon? An Bord zu holen. Ich kann das Produkt nicht persönlich genug evangelisieren.

Hier finden Sie sechs Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu entwirren, Ihre Zeit zurückzugewinnen und Ihre Produktivität am Arbeitsplatz, als Freiberufler oder in Ihrem persönlichen Leben zu steigern:

1. Konfigurieren Sie Ihren Posteingang

Mit dieser Gmail-Einstellung können Sie Tabs in Ihrem Posteingang aktivieren oder deaktivieren: Primär, Sozial, Werbeaktionen, Updates und Foren.

Gmail kategorisiert Ihre E-Mails automatisch in diese Registerkarten, sodass Sie nicht jeden Tag einen überwältigenden Stapel in Ihrem Posteingang haben.

Zum Beispiel, wenn Sie eine E-Mail als Teil einer Mailing-Liste erhalten - zum Beispiel einen Newsletter -, die unter den Tab "Werbung" fällt. Automatisierte Nachrichten von Apps, für die Sie sich anmelden, fallen unter Updates.

In den meisten Fällen handelt es sich nicht um dringende Nachrichten. Sie können sich also darauf konzentrieren, was in Ihrem primären Posteingang landet und später zu anderen Tabs wechseln.

2. Erstellen Sie Etiketten und Filter

Wenn Sie Ihre E-Mails manuell oder detaillierter als mit den Tabs von Google Mail sortieren möchten, können Sie dies mit Labels tun.

Unter "Labels" in Ihren Einstellungen sehen Sie alle Standardlabels und alle benutzerdefinierten Labels, die Sie erstellt haben.

Erstellen Sie Labels, die Ihnen beim Sortieren von E-Mails und beim Anzeigen von Themen zu einem bestimmten Thema helfen, z. B. "Verkaufspräsentationen".

Unter "Filter und blockierte Adressen" können Sie Filter erstellen, um Etiketten automatisch auf Nachrichten anzuwenden und bestimmte Aktionen auszuführen.

Zum Beispiel arbeite ich mit meinem Team über Google Text & Tabellen zusammen, und es ist hilfreich für mich, E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen oder Kommentare zu erhalten, die Redakteure meinen Entwürfen hinterlassen. Aber sie würden den ganzen Tag meinen Posteingang verstopfen, wenn ich sie nicht streite.

Ich habe das Label "Google Text & Tabellen" und einen Filter erstellt, um dieses Label auf alle E-Mails von docs.google.com anzuwenden - und den Posteingang überspringen.

So sind alle meine Docs-Benachrichtigungen ordentlich sortiert - wie ein Ordner - und wenn es Zeit ist, an Revisionen zu arbeiten, kann ich diesen Ordner öffnen und ihn als Aufgabenliste verwenden.

3. Spielen Sie mit Google Mail Labs

Gmail Labs sind experimentelle Funktionen, die bei der Anpassung Ihres Posteingangs eine große Rolle spielen. Suchen Sie Labs in Ihren Google Mail-Einstellungen.

Kleine Berührungen, wie die Als Lese-Schaltfläche markieren, kann das Navigieren in einem viel beschäftigten Posteingang erheblich erleichtern.

ich benutze Vorgefertigte Antworten, die E-Mail-Vorlagen für gängige Nachrichten speichert - wie ein Intro zu einer möglichen Quelle -, so dass ich das Rad nicht mit jeder Nachricht neu erfinden muss. Sie können eine gespeicherte Antwort erstellen, um schnell und einheitlich auf häufig gestellte Fragen zu antworten.

Mehrere Posteingänge Mit dieser Option können Sie sortierte E-Mails auf Ihrem Google Mail-Startbildschirm anzeigen, anstatt hinter Tabs oder Labels zu verbergen.

Das Vorschaubereich kann Ihnen helfen, viele E-Mails schnell zu durchsuchen und eine E-Mail neben Ihrem Posteingang zu öffnen, wie Sie es von Desktop-E-Mail-Clients gewohnt sind.

4. Verwenden Sie Dienste von Drittanbietern, um Ihr Leben einfacher zu machen

Außerhalb der App-Einstellungen können Sie Ihr Inbox-Erlebnis verbessern, indem Sie Apps von Drittanbietern, Plug-ins oder Browsererweiterungen hinzufügen.

Boomerang für Google Mail

Boomerang ist eines meiner Lieblings-Plugins für Firefox, Chrome oder Safari, denn es geht darum, die Kontrolle über Ihre Zeit zu übernehmen.

Haben Sie am Montag eine E-Mail von einem Kunden erhalten, die Sie in einer Besprechung am Donnerstag ansprechen müssen? Holen Sie es aus Ihrem überfüllten Posteingang und setzen Sie Boomerang, um es am Donnerstagmorgen zurückzugeben.

Sie können Boomerang Ihre gesendete E-Mail auch als Erinnerung weiterleiten, wenn Sie keine Antwort erhalten. Es ist ein einfacher Weg, um über Ihre Kontakte zu bleiben, ohne Gespräche in Ihrem Posteingang zu behalten oder zu versuchen, Informationen in Ihrem Kopf zu jonglieren.

Eine der coolsten Funktionen von Boomerang ist jedoch das Planen von E-Mails, die später gesendet werden.

Ich möchte meine E-Mails am Ende des Arbeitstages bündeln, möchte aber nicht mit einer Reihe von Antworten und Aufgaben am Ende des Tages konfrontiert werden. Mit Boomerang kann ich E-Mails zu meiner eigenen Zeit erstellen und sie so planen, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt, wie am nächsten Morgen, in den Posteingängen meiner Kontakte landen.

Posteingang pausieren

Apropos Batch-E-Mails: Haben Sie sich jemals daran gemacht, Ihre Korrespondenz anzugehen, nur um zu sehen, dass die Liste jedes Mal wächst, wenn Sie eine E-Mail beenden und zum Posteingang zurückkehren?

Google Mail Add-on Posteingang Pause stoppt das. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche, um zu verhindern, dass neue E-Mails in Ihrem Posteingang angezeigt werden.Arbeite durch deine ungelesene Liste und drücke die Taste erneut, um neue E-Mails zu akzeptieren (und solche, die während deiner Pause angekommen sind).

Unroll.me

Ist Ihr Posteingang mit E-Mail-Abonnements überlastet? Ich finde, dass dies die größten Übeltäter sind, die den E-Mail-Wahnsinn der meisten Leute verursachen.

Unroll.me räumt Ihren Posteingang auf, indem Sie Ihre E-Mail-Abonnements täglich an einem Ort zusammenführen. Sie erhalten eine einzige tägliche E-Mail, die alle Ihre Abonnements für das einfache Durchsuchen enthält.

Fügen Sie Text ein

Text einfügen, eine Chrome-Erweiterung, funktioniert ähnlich wie vordefinierte Antworten, da Sie Vorlagen für verschiedene Arten von Nachrichten speichern können. Aber es geht noch einen Schritt weiter.

Während "Eingereichte Antworten" den gesamten Text Ihrer E-Mail mit einer gespeicherten Nachricht ausfüllt, können Sie mit "Text einfügen" einfach einen Textabschnitt irgendwo in eine E-Mail einfügen.

Verwenden Sie es, um Ihre Unterschrift an den Empfänger anzupassen, fügen Sie Kontaktinformationen ein, an die Sie sich nie erinnern werden, oder fügen Sie einen Standardtext zu Ihrer Firma hinzu, ohne eine Formular-E-Mail zu senden.

5. Steuern Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone

Es ist eine abgedroschene Beobachtung, dass wir heutzutage zu sehr an unseren Smartphones hängenaber es ist auch wahr. Selbst als Millennium bin ich verblüfft, wie beschäftigt einige Telefone meiner Freunde sind, während mein iPhone Grillen spielen kann, wenn ich es überprüfe.

Ich bin kein sozialer Schmetterling oder gefragter Anführer, aber ich weiß, dass sie auch nicht so wichtig sind. Sie haben ihre Benachrichtigungseinstellungen nicht aktualisiert.

Ich empfehle Ihnen, diese Woche 10 Minuten zu nehmen, um die Benachrichtigungen anzupassen alle Ihre Apps, um den Lärm zu stillen - aber ich werde dies auf Google Mail Smartphone-App-Einstellungen beibehalten.

Verwalten Sie separate Konten

Zunächst können Sie mit der Gmail-App mehrere E-Mail-Konten verbinden, und Sie können für jedes Konto unterschiedliche Einstellungen vornehmen.

Das bedeutet zum Beispiel, dass Sie Push-Benachrichtigungen für die Arbeit insgesamt deaktivieren können und nur persönliche Korrespondenz mit Ihrem Telefon erhalten. Oder Sie können Benachrichtigungen für eine E-Mail deaktivieren, die Sie beispielsweise für Online-Einkäufe verwenden, aber sie für wichtige geschäftliche Korrespondenz aufbewahren.

Begrenzen Sie Push-Benachrichtigungen

Sie können für jedes Konto in Ihrer Google Mail-App Benachrichtigungen für "Alle neuen Nachrichten", "Nur primäre Nachrichten" oder "Keine" festlegen.

Wenn Sie für wichtige Nachrichten verfügbar sein möchten, ohne von Benachrichtigungen überfordert zu werden, empfehle ich, "Nur primäre" festzulegen.

Dadurch werden Sie benachrichtigt, wenn eine E-Mail in Ihrem primären Posteingang landet. Sie können jedoch Benachrichtigungen für diejenigen überspringen, die nach Werbeaktionen, Updates, sozialen Netzwerken oder Foren gefiltert wurden.

Gehen Sie noch weiter und versuchen Sie, alle E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren. Geben Sie Ihre Zeit nur an, wenn Sie eine E-Mail erhalten möchten Sie wählen Sie es aus.

Oder, wenn Sie wirklich mutig sind, entfernen Sie die geschäftliche E-Mail von Ihrem Smartphone aus!

Lassen Sie sich nicht von Benachrichtigungen steuern

Verdreh nicht deine Augen. Du weißt, dass dies gesagt werden muss. Smartphone-Benachrichtigungen ziehen Sie von allem weg, was Sie gerade tun, und zwar zu jeder Tageszeit.

Sie häufen sich an und sorgen dafür, dass Sie sich beschäftigt und wichtig und gestresst fühlen, und sie halten Sie nachts wach und geben Ihnen das Gefühl, dass Sie keine Zeit haben, mit Ihren Kindern, Hunden oder Pflanzen zu spielen.

Aber das müssen sie nicht.

Selbst wenn Sie für Ihr Unternehmen lebenswichtig sind und sofort erreichbar sein müssen (die meisten von uns nicht), können Sie Ihren Tag beruhigen, ohne etwas zu verpassen, indem Sie einige einfache Anpassungen an den Einstellungen Ihres Telefons vornehmen.

Zum Beispiel: Brauchen Sie den Klingelton, damit alle Ihre Warnung hören, oder würde eine Vibration ausreichen?

Brauchen Sie sogar die Vibration, oder wird ein Pop-up auf Ihrem Bildschirm die Botschaft vermitteln?

Brauchen Sie dieses Popup-Fenster oder kann die Benachrichtigung nur in Ihrer Benachrichtigungszentrale gespeichert werden, die Sie trotzdem alle drei Minuten überprüfen?

Siehst du wie ruhig kann dein Leben bekommen?

Schalte Abzeichen ab, die ungefähr 1.246 ungelesene E-Mails schreien. Wählen Sie weniger invasive Benachrichtigungen, die weggehen, anstatt Warnungen zu erfordern, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, und nutzen Sie die Einstellungen "Ausfallzeit" oder "Nicht stören".

Nichts davon ist kompliziert oder zeitaufwendig. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Kontrolle über Ihr Telefon zu erlangen, und Sie werden leichter leben, atmen und sich ausruhen können.

6. Raus aus der E-Mail!

Letztendlich ist der wichtigste E-Mail-Gesundheits-Tipp, den ich anbieten kann: Verwenden Sie es so wenig wie möglich.

Während E-Mail früher der schnellste Weg war, um mit Kollegen, Kunden oder Kunden zu kommunizieren, ist es jetzt eines der am wenigsten effizienten.

Unzählige Apps machen jetzt die Arbeit, die früher zum E-Mail-Verkehr führte, und sie machen es viel besser!

Für laufende Unterhaltungen mit Kollegen sollten Sie keine E-Mails mehr erhalten und eine Chat-App wie Slack, Google Hangouts oder Messages for Mac ausprobieren.

Verwenden Sie für die Zusammenarbeit und das Feedback zu Teamprojekten die anderen Google-Apps:

Dokumente, Tabellen und Präsentationen Lassen Sie Ihr Team Inhalte erstellen, gleichzeitig in denselben Dateien arbeiten und Änderungen und Kommentare verfolgen. Senden Sie keine Anhänge mehr per E-Mail.

Fahrt ermöglicht das Hochladen, Speichern, Freigeben und Herunterladen von Dateien in fast jedem Format, sodass Sie keine Dateien per E-Mail senden müssen.

Kalender hilft Ihnen bei der Planung von Terminen und Besprechungen, indem Sie Zeitpläne mit anderen teilen, so dass Sie schnell sehen können, wann alle beschäftigt oder verfügbar sind - und hören Sie auf, per E-Mail zwischen Besprechungen zu wechseln!

Formen hilft Ihnen bei der Erstellung von Umfragen, um anonymes Feedback intern oder extern zu sammeln, oder sammelt Informationen wie Mitarbeiteranmeldungen für Veranstaltungen.

Um die Teamproduktivität, Aufgaben und Projekte nachzuverfolgen, probieren Sie eine der folgenden kostenlosen Apps aus: Flow, Trello oder iDoneThis.

Die einfachste Möglichkeit, Ihren Posteingang zu entwirren, besteht darin, ihn zu vermeiden.

Dein Zug: Was Gmail Hacks nutzt, um produktiver zu arbeiten?

Dana Sitar (@danasitar) ist eine Mitarbeiterin bei The Penny Hoarder. Sie ist für Huffington Post, Entrepreneur.com, Writer's Digest und mehr geschrieben und versucht Humor wo immer es erlaubt ist (und manchmal wo es nicht ist).


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